Une entreprise est soumise à de nombreuses obligations fiscales et comptables. Que l’on souhaite gérer soi-même sa trésorerie ou faire appel à un expert-comptable, il est nécessaire d’opter pour un logiciel de gestion de qualité. Ce dernier doit tenir compte du profil de l’entreprise et doit comporter toutes les fonctionnalités nécessaires à son bon fonctionnement. Vous hésitez encore concernant votre logiciel de gestion ? Voici nos cinq conseils pour le choisir avec soin et bénéficier des meilleures plateformes du marché.
1. Choisir un logiciel adapté à la taille de son entreprise
Toutes les entreprises ne font pas la même taille. Pour choisir correctement son logiciel de gestion de trésorerie, il est nécessaire d’opter pour une solution adaptée à ses besoins et au profil de son entreprise. Suivant la plateforme de comptabilité, les offres ne seront pas les mêmes. On peut citer :
- Les logiciels comptables pour les TPE : ils ont été conçus pour de petites entreprises qui gèrent uniquement la tenue de leur comptabilité ou qui ont recours par ailleurs à un expert-comptable. Certains logiciels de gestion pour TPE proposent également d’éditer des factures et des devis.
- Les logiciels comptables pour les PME : ils permettent de traiter l’ensemble de la comptabilité en interne (déclaration de TVA, envoi des liasses fiscales, constitution du bilan annuel, etc).
- Les logiciels comptables pour les grandes entreprises : il s’agit bien souvent de plateformes comptables créées sur-mesure pour qu’elles correspondent le plus précisément possible à l’activité de l’entreprise.
Il est important de savoir que tous les statuts d’entreprise ne sont pas soumis aux mêmes obligations comptables. SAS, SARL, EURL… chacun d’entre eux présente des caractéristiques bien spécifiques et tous ne demandent pas la même rigueur au niveau de la tenue comptable.
Quel que soit le type ou la taille de la société (de la TPE à la grande entreprise), cette dernière doit cependant impérativement :
- Éditer les factures des clients pour chaque vente,
- Créer un compte bancaire professionnel, dédié à l’activité,
- Déclarer les impôts et les taxes,
- Constituer une liasse fiscale,
- Tenir un livre-journal.
À noter que les micro-entreprises sont soumises à des obligations comptables ultra simplifiées. Un logiciel de facturation suffit donc amplement aux besoins des autoentrepreneurs.
2. Choisir un logiciel adapté à l’activité de son entreprise
Suivant l’activité de l’entreprise, il est nécessaire de choisir un logiciel de gestion de trésorerie plutôt qu’un autre. Artisanat, commerce ou production, voici les trois types de logiciels que l’on peut trouver sur le marché :
- Les logiciels de comptabilité spécialisés dans un métier.
- Les logiciels regroupant comptabilité et gestion de production.
- Les logiciels de comptabilité avec gestion commerciale.
Les premiers sont spécialisés dans un métier, ils regroupent donc toutes les fonctionnalités liées à la gestion de ce métier. Pour une entreprise œuvrant dans le bâtiment, par exemple, le logiciel permettra de suivre les chantiers (heures, consommation de matériaux, etc).
Les logiciels regroupant comptabilité et gestion de production permettent de suivre à la fois sa trésorerie et le processus de production. Ce type de logiciels peut concerner les entreprises spécialisées dans la fabrication alimentaire par exemple.
Les logiciels de comptabilité avec gestion commerciale permettent de répondre avec facilité aux besoins des entreprises de négoces, à savoir : la gestion de devis, de factures, le recouvrement, les impayés, etc.
3. Identifier les besoins supplémentaires de son entreprise
Suivant le logiciel de gestion choisi, l’entreprise peut tout à fait demander à coupler plusieurs fonctionnalités ou ajouter des fonctionnalités supplémentaires. En effet, les formalités comptables ne sont pas les seuls domaines qu’une entreprise doit gérer. Les ressources humaines, le commercial et les immobilisations peuvent également être traités depuis le logiciel de gestion comptable.
Ces fonctionnalités supplémentaires, intégrées par le biais de modules, font l’objet d’un ajout spécifique au sein de son logiciel de gestion. C’est pourquoi il est très important de se poser les bonnes questions et de se faire accompagner pour bénéficier des services les plus adaptés à son activité.
Il existe notamment des modules :
- De gestion des immobilisations (immobilisations corporelles, incorporelles et financières, amortissements, etc).
- De gestion de paie (édition des bulletins de paie, calcul des charges sociales, rédaction des contrats de travail, etc).
4. Prendre le temps de se poser les bonnes questions
La meilleure façon de sélectionner le meilleur logiciel de gestion comptable pour son entreprise, c’est de se poser les bonnes questions. De ces dernières, découlent tous les choix relevant des conseils précédents. Vous avez du mal à savoir quelles questions vous poser ? En voici quelques-unes qui pourront peut-être vous inspirer :
- Quelle est la taille de mon entreprise ?
- Quel est mon secteur d’activité ?
- De quelles fonctionnalités ai-je besoin ?
- Dois-je établir ma liasse fiscale et déclarer ma TVA ?
- Combien d’utilisateurs auront-ils le droit d’accéder au logiciel de comptabilité ?
- Ma comptabilité sera-t-elle entièrement gérée par moi-même ou ai-je un expert-comptable à mes côtés ?
Concernant cette dernière question, il faut savoir qu’il n’y a pas d’obligation légale à faire appel à un expert-comptable, même si c’est fortement conseillé. En effet, gérer sa propre comptabilité demande une certaine vigilance, de la rigueur et de l’assiduité. Une erreur peut être passible d’une amende de 500 000 euros et de cinq ans d’emprisonnement.
5. Tester plusieurs logiciels comptables
Pour être sûr de faire le bon choix, mieux vaut prendre le temps de tester les différents logiciels. Généralement, les sociétés spécialisées dans la gestion de trésorerie en entreprise font en sorte de laisser à leur clientèle quelques semaines gratuites pour tester leur plateforme. Profitez-en pour simuler une activité et repérer les différentes fonctionnalités. En cas de doutes, n’hésitez pas à poser des questions aux gestionnaires du logiciel.
Vous avez également la possibilité de vous rendre sur des comparatifs de logiciels de gestion comptable pour pouvoir comparer plus facilement les différentes fonctionnalités et les tarifs proposés. La check-list effectuée précédemment vous aidera à établir vos priorités et à sélectionner la plateforme qui correspond le plus à vos critères.
Enfin, l’expert-comptable est en mesure de fournir un avis éclairé sur le meilleur logiciel comptable à adopter. Par ailleurs, ce dernier sera sûrement ravi de pouvoir travailler avec une entreprise utilisant des solutions comptables qu’il connaît et qu’il maîtrise. Un gain de temps considérable dans le traitement quotidien des données, autant du côté de l’expert-comptable que du côté de l’entreprise.
